Datenschutzerklärung

# Datenschutzerklärung – Soul Crafted Studio Manager **Stand: Oktober 2026** ## 1. Verantwortlicher Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Soul Crafted Studio Managers ist: **Soul Crafted UG (haftungsbeschränkt)** Geschäftsführerin: Nadine Gutzmann Lange Str. 57 17192 Waren (Müritz) Telefon: 03991 / 1261015 E-Mail: soul-crafted@web.de Website: www.soul-crafted.de ## 2. Allgemeines zur Datenverarbeitung Der Soul Crafted Studio Manager dient der digitalen Verwaltung von Tattoo-Anfragen, Kundenprofilen, Terminen, Terminreservierungsgebühren und der Kommunikation zwischen unserem Tattoo-Studio und unseren Kunden. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bearbeitung von Anfragen, die Vorbereitung und Durchführung unserer Leistungen, die Kundenverwaltung, die Abrechnung oder die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). ## 3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten Im Rahmen der Nutzung unseres Soul Crafted Studio Managers können insbesondere folgende personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden: - **Personen- und Kontaktdaten:** Vor- und Nachname, gegebenenfalls Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse - **Anschriftdaten:** Vollständige Wohn- beziehungsweise Rechnungsanschrift mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort - **Kundenprofildaten:** Kundenbezogene Informationen und die Zuordnung von Tattoo-Anfragen, Projekten und Terminen - **Tattoo-Anfragen:** Motivwünsche, Motivbeschreibungen, gewünschte Körperstellen, Körperseite, Tattoo-Größe, Budget und weitere Angaben zur geplanten Tätowierung - **Bilddateien:** Hochgeladene Referenzbilder, Motivvorlagen und gegebenenfalls Fotos der betreffenden Körperstelle - **Termindaten:** Terminwünsche, Terminvorschläge, vereinbarte Termine, Terminbestätigungen, Verschiebungen, Absagen und Bearbeitungsstatus - **Kommunikationsdaten:** Nachrichten und organisatorische Informationen im Zusammenhang mit Tattoo-Anfragen und Terminen - **Zahlungsinformationen:** Höhe, Fälligkeit und Zahlungsstatus von Terminreservierungsgebühren sowie gegebenenfalls Informationen zur Abrechnung - **Dokumentationsdaten:** Informationen zur Vorbereitung und Durchführung der Tätowierung sowie gegebenenfalls Einverständniserklärungen - **Technische Daten:** IP-Adressen, Zugriffszeiten, Geräte- und Verbindungsinformationen, soweit diese beim technischen Betrieb der Anwendung verarbeitet werden Gesundheitsbezogene Angaben gehören zu den besonders geschützten personenbezogenen Daten. Ihre Verarbeitung erfolgt ausschließlich unter Beachtung der besonderen gesetzlichen Anforderungen. ## 4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere für folgende Zwecke: - Bearbeitung und Beantwortung von Tattoo-Anfragen - Erstellung und Verwaltung von Kundenprofilen - Speicherung und Pflege der Kundenanschrift - Vorbereitung und Durchführung von Tattoo-Verträgen - Planung, Vereinbarung und Verwaltung von Terminen - Übermittlung von Terminvorschlägen und Terminbestätigungen - Kommunikation über Terminänderungen und Erinnerungen - Verwaltung von Terminreservierungsgebühren - Erstellung von Rechnungen und Abrechnungsunterlagen - Dokumentation der erbrachten Leistungen - Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten - Gewährleistung der Sicherheit unserer Anwendung - Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf folgenden Rechtsgrundlagen: **Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO:** Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung des Tattoo-Vertrags. **Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO:** Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Pflichten. **Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO:** Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere an einer sicheren Kundenverwaltung, IT-Sicherheit und erforderlichen Dokumentation. **Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO:** Verarbeitung auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung, soweit eine solche erforderlich ist. Für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO erforderlich. Soweit die Verarbeitung auf einer ausdrücklichen Einwilligung beruht, erfolgt sie gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. ## 5. Speicherung der Kundenanschrift Im Soul Crafted Studio Manager wird die vollständige Anschrift des Kunden gespeichert, soweit sie für die jeweilige Kundenbeziehung erforderlich ist. Hierzu gehören: - Straße und Hausnummer - Postleitzahl - Wohnort - gegebenenfalls eine abweichende Rechnungsanschrift Die Anschrift wird insbesondere zur Kundenverwaltung, Vertragsabwicklung, eindeutigen Zuordnung von Kundendaten und gegebenenfalls zur Rechnungserstellung verwendet. Eine Verwendung der Anschrift für postalische Werbung erfolgt nicht allein aufgrund einer Tattoo-Anfrage oder Terminbuchung. Die Anschriftdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. ## 6. Technischer Betrieb der Anwendung Für die Entwicklung und Bereitstellung unseres Soul Crafted Studio Managers nutzen wir die Plattform **Lovable**. Für Datenbankfunktionen, Benutzerverwaltung und die Speicherung von Kundendaten sowie hochgeladenen Dateien verwenden wir **Supabase**. Im Rahmen des technischen Betriebs können personenbezogene Daten durch die jeweiligen Anbieter und gegebenenfalls deren Unterauftragnehmer verarbeitet werden. Soweit diese Anbieter als Auftragsverarbeiter tätig werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO. Die konkreten Datenverarbeitungsstandorte, Unterauftragnehmer und vertraglichen Schutzmaßnahmen richten sich nach den tatsächlich genutzten Diensten und deren Vertragsunterlagen. ## 7. Tattoo-Anfragen und Referenzbilder Wenn du über unseren Studio Manager eine Tattoo-Anfrage einreichst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten zur Prüfung, Bearbeitung und Beantwortung deiner Anfrage. Hierzu gehören insbesondere: - Persönliche Angaben und Kontaktdaten - Anschrift, soweit abgefragt - Motivbeschreibung und Tattoo-Wünsche - Gewünschte Körperstellen und Körperseite - Größe und Budget - Hochgeladene Referenzbilder - Weitere freiwillige Informationen zur Anfrage Die Daten werden innerhalb unseres Studio Managers gespeichert und dem jeweiligen Kundenprofil beziehungsweise Tattoo-Projekt zugeordnet. Bitte übermittle keine Gesundheitsdaten oder anderen besonders sensiblen Informationen über freie Textfelder oder Bilddateien, sofern wir dich nicht ausdrücklich darum bitten und die entsprechende Verarbeitung rechtlich abgesichert ist. ## 8. Kundenkonten und Kundenverwaltung Soweit unser Studio Manager Kundenkonten bereitstellt, verarbeiten wir die zur Registrierung, Anmeldung und Verwaltung erforderlichen Daten. Hierzu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Anschrift sowie technische Anmeldeinformationen gehören. Kundenanfragen, Tattoo-Projekte, Referenzbilder und Termine können innerhalb des Systems dem jeweiligen Kundenprofil zugeordnet werden. Der Zugriff auf die gespeicherten Kundendaten wird durch technische Berechtigungen beschränkt. ## 9. Terminverwaltung Nach Bearbeitung einer Tattoo-Anfrage können über unseren Studio Manager Terminvorschläge erstellt, ausgewählt, bestätigt oder geändert werden. Hierbei verarbeiten und speichern wir insbesondere: - Vorgeschlagene Termine - Reservierungsfristen - Terminbestätigungen - Terminänderungen und Absagen - Zugeordnete Tattoo-Projekte - Organisatorische Informationen zum Termin Die Verarbeitung erfolgt zur Vorbereitung und Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses. ## 10. E-Mail-Kommunikation Zur Bearbeitung von Tattoo-Anfragen und zur Terminorganisation können wir E-Mails versenden. Hierzu gehören insbesondere: - Automatische Eingangsbestätigungen für Tattoo-Anfragen - Informationen über die Bearbeitung einer Anfrage - Terminvorschläge - Terminbestätigungen und Änderungen - Organisatorische Hinweise zur vereinbarten Leistung Für den Versand verarbeiten wir insbesondere die E-Mail-Adresse und die zur jeweiligen Nachricht erforderlichen Angaben. Der Versand erfolgt über einen technisch eingebundenen E-Mail-Dienstleister. **Der konkret eingesetzte E-Mail-Dienstleister wird nach Abschluss der technischen Einrichtung ergänzt.** Eine Nutzung der E-Mail-Adresse für Newsletter oder andere Werbung erfolgt nicht allein aufgrund einer Tattoo-Anfrage. ## 11. Kommunikation über WhatsApp Sofern du dich für eine Kommunikation über WhatsApp entscheidest, können wir WhatsApp Business zur Übermittlung organisatorischer Nachrichten verwenden. Dazu gehören beispielsweise Terminvorschläge, Terminbestätigungen und Erinnerungen. Bei Nutzung von WhatsApp verarbeitet auch der Anbieter personenbezogene Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über unsere angegebenen Kontaktdaten möglich. Gesundheitsdaten und andere besonders sensible Informationen sollen nicht über WhatsApp übermittelt werden. ## 12. Terminreservierungsgebühren und Zahlungsinformationen Für vereinbarte Tattoo-Termine kann eine Terminreservierungsgebühr vorgesehen sein. Im Soul Crafted Studio Manager können hierzu folgende Informationen gespeichert werden: - Höhe der vereinbarten Terminreservierungsgebühr - Fälligkeitsdatum - Zahlungsstatus - Datum des Zahlungseingangs - Gegebenenfalls Informationen über eine Rückerstattung Die Verarbeitung erfolgt zur Organisation und Durchführung des Vertragsverhältnisses sowie gegebenenfalls zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Soweit Rechnungen oder Zahlungsbelege gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden diese entsprechend den geltenden Vorschriften aufbewahrt. ## 13. Gesundheitsdaten und digitale Einverständniserklärungen Für die sichere Durchführung einer Tätowierung können Angaben zu gesundheitlichen Risiken, Allergien, Medikamenten oder anderen gesundheitlichen Besonderheiten erforderlich sein. Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 DSGVO. Soweit die Verarbeitung auf einer ausdrücklichen Einwilligung beruht, wird diese gesondert eingeholt. Die Einwilligung zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist von der Einwilligung in die Tätowierung sowie einer möglichen Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos oder Videos zu unterscheiden. Soweit für Gesundheitsfragen und digitale Einverständniserklärungen die externe Plattform TatMe genutzt wird, gelten ergänzend die entsprechenden Datenschutzinformationen zum digitalen Check-in. ## 14. Weitergabe personenbezogener Daten Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder dies zur Durchführung unserer Leistungen erforderlich ist. Empfänger können insbesondere technische Dienstleister sein, die uns beim Betrieb der Anwendung, der Datenverwaltung oder der Kommunikation unterstützen. Eine Weitergabe zu eigenständigen Werbezwecken Dritter erfolgt nicht allein aufgrund der Nutzung unseres Studio Managers. ## 15. Datenübermittlung in Drittländer Bei der Nutzung externer technischer Dienstleister kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, müssen die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein. Hierzu können insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln gehören. Die konkret betroffenen Dienstleister, Länder und Schutzmaßnahmen richten sich nach den tatsächlich eingesetzten technischen Diensten und deren Vertragsunterlagen. ## 16. Speicherdauer und Löschung Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise andere rechtmäßige Aufbewahrungsgründe bestehen. Dies betrifft insbesondere: - Tattoo-Anfragen, die nicht zu einem Auftrag führen - Aktive Kundenprofile einschließlich Anschriftdaten - Vereinbarte und abgeschlossene Termine - Tattoo-Projekte und Referenzbilder - Terminreservierungsgebühren und Zahlungsinformationen - Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen - Einverständnis- und Dokumentationsdaten - Technische Protokolldaten Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine rechtliche Grundlage für eine weitere Speicherung besteht. Die konkreten Löschfristen werden entsprechend den tatsächlichen Abläufen des Studio Managers und den geltenden rechtlichen Anforderungen festgelegt. ## 17. Datensicherheit Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Veränderung und Missbrauch zu schützen. Hierzu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Benutzerberechtigungen und technische Sicherheitsmaßnahmen innerhalb der eingesetzten Systeme. Ein vollständiger Schutz bei der Datenübertragung über das Internet kann jedoch nicht garantiert werden. ## 18. Deine Datenschutzrechte Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte: - **Auskunft:** Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) - **Berichtigung:** Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) - **Löschung:** Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO) - **Einschränkung:** Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) - **Datenübertragbarkeit:** Bereitstellung deiner Daten in einem übertragbaren Format (Art. 20 DSGVO) - **Widerspruch:** Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO) - **Widerruf:** Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich jederzeit an uns wenden: **soul-crafted@web.de** ## 19. Widerruf von Einwilligungen Eine erteilte datenschutzrechtliche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Ein Widerruf führt nicht automatisch zur Löschung sämtlicher personenbezogener Daten, wenn für deren weitere Verarbeitung eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht. Eine Einwilligung zur Veröffentlichung von Tattoo-Fotos oder Videos wird gesondert und freiwillig eingeholt. ## 20. Beschwerderecht Wenn du der Ansicht bist, dass deine personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Soul Crafted ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig: **Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern** Website: https://www.datenschutz-mv.de Du kannst dich auch an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. ## 21. Bereitstellung personenbezogener Daten Bestimmte personenbezogene Angaben sind erforderlich, damit wir Tattoo-Anfragen bearbeiten, Termine vereinbaren und unsere Leistungen durchführen können. Hierzu gehören insbesondere die zur Kontaktaufnahme und Vertragsabwicklung erforderlichen Angaben. Die Bereitstellung einer vollständigen Anschrift kann für die Kundenverwaltung und Abrechnung erforderlich sein. Werden notwendige Angaben nicht bereitgestellt, kann die Bearbeitung einer Anfrage oder die Durchführung einer Leistung unter Umständen nicht möglich sein. Freiwillige Einwilligungen, insbesondere zur Veröffentlichung von Tattoo-Fotos oder Videos, sind keine Voraussetzung für die Durchführung einer Tätowierung. ## 22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils im Soul Crafted Studio Manager veröffentlichte Fassung.